14. september 2022
Vi tror på, at en vigtig del af en god kunderelation af transparens - særligt når det drejer sig om proces og projektledelse. Er der ikke styr på processen og på aftalerne, risikerer man unødvendige misforståelser, der risikerer at ende som konflikter. Med JIRA som projektstyringsværktøj har vi skabt et rum for fælles dialog, estimater og fremdriftsmonitorering.
Manglende eller dårlig kommunikation er gift for et projekt. Typisk oplever vi, at dårlig kommunikation kan spores tilbage til manglende proces og/eller projektstyring.
Er der ikke enighed om estimater, proces, tidsplan, datoer og roller, opstår der ofte unødvendige konflikter.
Måske føler en projektdeltager sig overhørt eller overset. Måske har projektets parter opfattet en mundtlig dialog forskelligt, hvilket kan føre til uheldige overraskelser, når en løsning skal demonstreres og overleveres, eller fakturaen for arbejdet modtages.
For at reducere risici forbundet med kommunikation, rapportering og estimering af leverancer, har vi i PicoPublish gjort projektstyringværktøjet JIRA til en obligatorisk del af det samarbejde, vi har med vores kunder. Det har bl.a. ført til:
- Bedre opgavehåndtering og indrapportering af opgaver
- Færre misforståelser
- Bedre forventningsafstemning omkring estimater og leverancer
- Mulighed for at føre læringer fra de enkelte projekter ind i vores samlede metode- og procesapparat.
Sådan skaber JIRA struktur
JIRA kan tilpasses i næsten uendelig grad. Hos PicoPublish har vi indrettet JIRA til at understøtte lige netop vores (og dermed vores kunders) behov. Det betyder, at vores daglige arbejde i projekterne er bedst muligt understøttet.
Når et nyt projekt startes op, oprettes der et kundeprojekt i JIRA. Det nye projekt arver en række standard-features, der er skræddersyet til vores projektorganisation. Herefter inviteres kunden ind i JIRA, og modtager en skræddersyet JIRA-guide, der forklarer, hvordan de benytter systemet.
Fordelen ved at arbejde i JIRA er, at vores kunder får frihed til at oprette og definere opgaver, og vi får mulighed for at fastholde opgavernes beskrivelser, vores estimater, kommentarer samt væsentlige data som "Definition of Done", subtasks, prioritering (high/low), deadlines mv.
Nem oprettelse af issues, bugs og supporttickets
Typisk er der allerede en business case for projektet, når vi bevæger os ind i JIRA.
Ud fra kundens behov og de aftalte leverancer brydes projektet ned i overskuelige tasks, der oprettes i JIRA's backlog. Her kan alle i projektet følge med i hvilke tasks der er i backloggen, er under udvikling eller er klar til test/klar til produktion.
Igennem hele projektet er der altså mulighed for at følge med i projektets fremdrift. Alle kan desuden kommentere på issues/tasks, tilføje ønsker eller påpege mangler og muligheder i forbindelse med udviklingsprocessen. Disse skal altså ikke igennem en projektleder, eller godkendes af en ekstern part. Når en ny ticket oprettes, skal denne estimeres, inden en løsning bliver sat i produktion.
Strømlining af opgavestyring og reduceret risiko for at beslutninger går tabt
En af fordelene ved at have et fælles arbejdsområde i JIRA er, at alle afklaringer og konklusioner kan fastholdes på en og samme platform.
Hermed undgår projektteamet at mails, telefonopkald og mødenoter går tabt i enkelte projektdeltageres notesblokke og indbakker. I stedet kan vi fastholde alle formalia direkte i projektets primære arbejdsområde, hvor vi også kan søge i fritekst.
I løbet af udviklingsprocessen er JIRA primært et redskab til monitorering af fremdrift.
Overtagelse af løsninger gøres lettere
Vi bliver ofte bragt i en situation, hvor vi overtager projekter og løsninger fra tidligere leverandører. I denne forbindelse oplever vi, at JIRA gør kommunikation af fejl, mangler og ønsker meget lettere for alle parter.
Med JIRA kan vores kunder selv oprette tasks, issues og bugs i JIRA. Typisk er vores kunder eksperter i egne systemer, og dermed bliver de oprettede opgaver i JIRA et godt udgangspunkt for uddybende dialog, rådgivning og sparring.
Jævnfør flowet herover, bliver alle oprettede tickets analyseret og estimeret internt, og vi afklarer i fællesskab en "Definition of done". Når en kunde godkender et estimat påbegyndes opgaveløsningen hurtigst muligt. Herfra kan alle i projektet følge med i opgavens flow direkte i JIRAs Kanban Board.
Bedre dokumentation, kommunikation, specifikation og planlægning
Resultatet af at vi har indført JIRA har været, at vores kunder oplever kortere svartider, bedre overblik over fremdrift og mindre behov for at løse konflikter. Ligeledes er det en kritisk del af at modne vores interne processer, da vi med JIRA får mulighed for at skabe den rigtige grad af standardisering omkring vores projekter og processer.
Når alle parter i et projekt altid har adgang til at se den aktuelle status på opgaveløsningen, er det lettere, at være proaktiv i den kommunikation, vi har i projektet. Når vi skal bruge mindre tid på rapportering, får vi mere tid til værdifulde afklaringer, rådgivning og sparring.
Hvert år foretager vi desuden en rundspørge blandt eksisterende kunder, hvilket giver os mulighed for at skærpe vores proces og metode endnu mere. Den viden bliver ført tilbage til vores projektledelsesteam og JIRA, hvor løsningen kontinuerligt modnes.