How-to: Få ERP og PIM til at spille sammen

­

ERP er og bliver et "System of Record" - et helt centralt forretningskritisk system i jeres it-portefølje.

Derfor bliver selv små nedbrud og fejl i det daglige arbejde med ERP hurtigt til store irritationselementer i hverdagen. Ved større opdateringer eller udskiftning af ERP-systemet erstattes små fejl hurtigt af katastrofer, når noget ikke går som planlagt. Fakturaer og produkter bliver blandet sammen, og før man ved af det, så er virksomheden fuldstændig lammet, fordi alle operationelle funktioner er sat ud af drift.

Det siger noget om vigtigheden af ERP. I vores hverdag ser vi også, at der er store udfordringer med specialudviklinger, quick-fixes og generelle huller i ERP-systemer, som kan være svære at forudsige ifm. udskiftning eller opdatering.

Resultatet er frustrerede brugere, store udgifter i form af tabt effektivitet, mistet salg og listen bliver ved. Havner man i sådan en situation flere gange, så er det naturligt for mange at tænke, at man skal have et andet ERP-system.

Hvad hvis det ikke er ERP-systemet, den er gal med?

Ja, det er sjældent sjovt at erkende, at det er en selv, der har jokket i hundelorten. Vi er ikke hellige, og kender alt for godt dette dilemma fra vores egen hverdag - vi tror det er teknikken den er gal med, men undervurderer indflydelsen af vores egen konfiguration og anvendelse af teknikken.

For det er ikke nødvendigvis ERP-systemet, den er gal med. I hvert fald ikke som udgangspunkt.

Problemet er måske snarere, at vi alt for tit beder ERP om at gøre ting, som systemet ikke er bygget til. ERP-systemet bliver sat til at håndtere lange produktbeskrivelser, billeder, farveprøver og meget andet.

Disse features kræver specialudvikling og tit og ofte, er det netop her, at de store problemer ved opdatering af enten ERP eller de integrerede systemer opstår.

Så hvad gør man så?

Når vi nu har konstareret, at det kan være både dyrt og ineffektivt at specialudvikle ERP, hvad gør vi så?

Det handler om at have det rette værktøj til opgaven. Præcist ligesom det handler om at have de rette medarbejdere til jeres arbejdsopgaver, bør it-systemer ideelt set kun bruges til de opgaver, som de er tiltænkt.

ERP-systemet er 100-meter-mester i at håndtere transaktionsdata (fakturaer, ordrenumre, priser, rabatter, osv.). Men når data skal skydes ud i forskellige kanaler (webshops, apps, kataloger, prislister, billedbank, osv.), så kommer ERP-systemet i problemer.

Her er PIM-systemet et attraktivt bekendtskab. Der er flere forhold der gør, at PIM-systemer i dag er mere efterspurgte end nogensinde før.

For det første har de fleste PIM-systemer opnået en modenhed, der gør, at de sagtens kan indgå i et enterprise-setup. Dertil får virksomheder kun flere produkter, flere data og flere digitale snitflader, der stiller store krav til indsamling, berigelse og distribution af data. Og netop disse formål er PIM-systemerne skabt til at håndtere.

De to systemtyper komplementerer altså hinanden fremragende. Og er man lykkedes med at skabe en fuldkommen opdeling af transaktions- og kanaldata mellem ERP og PIM, har man også skabt et stærkt fundament for samarbejdet mellem ERP- og PIM-systemerne.

Ved at lægge alle opgaver vedrørende kanaldata over i PIM, så undgår vi flere problemfyldte scenarier.

Samtidig er vi tættere på ERP-systemets oprindelige formål; håndtering af transaktionsdata.

I dette setup hjælper PIM-systemet derfor ERP med bl.a. at:

• Arbejde hurtigere (færre data/processer)
• Maksimere stabilitet (færre fejlkilder)
• Have minimalt med udgifter til specialudviklinger
• Migrere lettere fra ERP X til ERP Y (mindre kompleksitet)
• Være bedre gearet til store opdateringer
• Være mere modstandsdygtig overfor store ændringer i organisationen
• Være gearet til vækst

Hvis du kan se ideen i at tilføje PIM til din systemportefølje, kan vi hjælpe med at lave både Proof of Concepts, foranalyser og ROI-beregninger. Det giver dig mulighed for at tage en oplyst beslutning.

Er du nysgerrig efter mere PIM-viden, og flere vinkler på hvilket formål PIM tjener I jeres virksomhed, så læs med her:

• Hvad er PIM
• Skab effektive arbejdsprocesser med PIM